LA SEMAINE DES SECRÉTAIRES : Un regard sur le passé, le présent et l’avenir

C’est du 1er au 7 juin 1952 que s’est tenue la première Semaine de la secrétaire. Le travail qui a conduit à la création de la Semaine de la secrétaire a commencé en 1951 aux États-Unis. Elle a été créee dans le cadre d’une importante campagne publicitaire qui avait pour objectif de trouver une solution à une pénurie de ressources humaines qualifiées dans ce domaine. Plus de 50 ans plus tard, les employeurs sont à nouveau confrontés à la même situation. C’est en fait une réalité de plus en plus inquiétante pour les entreprises puisqu’il y a peu de relève. Qui l’aurait cru après toutes les prévisions des années 80 qui annonçaient la disparition pure et simple de notre profession?

UN PEU D’HISTOIRE ET… UN REGARD SUR LE PRÉSENT ET L’AVENIR

Quel est l’événement le plus souligné dans les milieux de travail, après les anniversaires et les congés officiels? La Semaine et (ou) la Journée des secrétaires! Mais comment et pourquoi est né cet événement? A-t-il encore sa raison d’être aujourd’hui? Et quel est son avenir? Voilà les questions que je me suis posées et sur lesquelles j’ai eu envie de partager le fruit de mes réflexions.

UN PETIT BRIN D’HISTOIRE

Le travail qui a conduit à la création de la Semaine des secrétaires a commencé en 1951 aux États-Unis. Madame Mary Barrett, présidente de l’Association nationale des secrétaires (National Secretaries Association) et monsieur C. King Woodbridge, président de Dictaphone Corporation, étaient alors membres d’un comité spécial chargé de trouver des solutions à la situation de pénurie nationale de personnel de bureau qualifié qui sévissait à ce moment. Avec l’aide d’un spécialiste d’un important cabinet de relations publiques (Young & Rubicam), monsieur Harry Klemfuss, ils ont eu l’idée de développer une campagne de sensibilisation, la Semaine des secrétaires.

Après des mois de travail, leurs efforts ont porté fruit lorsque le Secrétaire du commerce des États-Unis, monsieur Charles Sawyer, a fait l’annonce officielle du lancement de la première Semaine des secrétaires qui s’est tenue du 1er au 7 juin 1952. Madame Barrett et monsieur Woodbridge ont d’ailleurs été invités à Washington pour la cérémonie d’annonce qui a reçu une importante couverture médiatique. Un tournant important de l’histoire du secrétariat venait d’avoir lieu, et ce, avec toute l’attention qu’il était possible de souhaiter. Le travail de ces personnes, ces pionniers, a permis de placer les premiers jalons vers une reconnaissance de la profession. Et pourtant, leurs noms sont encore inconnus…

Les deux objectifs qui ont conduit à la création de la Semaine des secrétaires étaient :

• De reconnaître la contribution des secrétaires à l’économie, puisque leurs compétences, leur loyauté et leur efficacité permettent aux entreprises et aux bureaux gouvernementaux d’être en mesure de s’acquitter de leurs activités quotidiennes;
• D’attirer l’attention, à l’aide d’une publicité positive, sur l’immense potentiel qu’offre la carrière de secrétaire.

En 1955, l’Association nationale des secrétaires a décidé que la Semaine des secrétaires aurait dorénavant lieu la dernière semaine complète d’avril et que le mercredi de cette semaine serait désigné comme le Jour des secrétaires. Le nom de cet événement a été changé en 1981 pour la Semaine des secrétaires professionnelles lorsque l’Association nationale des secrétaires a changé de nom pour adopter celui de Secrétaires professionnelles internationales (Professional Secretaries International). En 1998, ce regroupement a changé son nom à nouveau et est devenu l’Association internationale des professionnels administratifs (International Association of Administrative Professionals). En 2000, la Semaine des secrétaires est devenue la Semaine des professionnels administratifs (Administrative Professionals Week) pour refléter plus adéquatement les responsabilités grandissantes et l’ensemble des titres de postes portés par le personnel de soutien administratif.

Au fil des années, on a voulu mettre de plus en plus en valeur l’importance du développement professionnel afin de dépasser le simple aspect de reconnaissance du rôle de la secrétaire.

Il faut finalement savoir que l’Association internationale des professionnels administratifs est le seul commanditaire officiel de la Semaine des professionnels administratifs. Ce regroupement croit fermement à l’importance de continuer à attirer l’attention du milieu des affaires sur la valeur toujours grandissante de la contribution du personnel de bureau à l’ensemble des activités économiques. Mais personne n’a jamais aussi bien mis en valeur cette contribution des secrétaires que monsieur Ronald Reagan lorsqu’il était président des États-Unis : « Si toutes les secrétaires décidaient de faire la grève demain matin, l’économie de notre pays serait en danger en moins de quelques jours » (traduction libre de l’auteur).

LA SEMAINE DES SECRÉTAIRES EN CE DÉBUT DU TROISIÈME MILLÉNAIRE

En 2002, ce sera le 50è anniversaire de la Semaine des secrétaires. Déjà! A-t-elle encore sa raison d’être? Comment est-elle soulignée maintenant que le rôle professionnel des femmes est mieux reconnu? Y a-t-il des moyens d’utiliser cet événement plus efficacement pour faire reconnaître le rôle essentiel des secrétaires au sein des organisations?

La Semaine des secrétaires en 2001

D’abord, il est intéressant de noter que la Semaine des secrétaires a été créée dans le cadre d’une campagne publicitaire qui avait pour objectif de trouver une solution à une pénurie de ressources humaines qualifiées dans ce domaine. Près de 50 ans plus tard, les employeurs sont à nouveau confrontés à la même situation… C’est en fait une réalité de plus en plus inquiétante pour les entreprises. Qui l’aurait cru après toutes les prévisions des années 80 qui annonçaient la disparition pure et simple de la profession? Il semble donc que la Semaine des secrétaires a encore sa raison d’être… mais il reste du travail à faire pour lui donner la visibilité et la crédibilité qu’elle mérite.

L’Association internationale des professionnels administratifs procède depuis février dernier à un sondage à partir de son site Internet. Les deux premières questions sont particulièrement intéressantes puisqu’elles permettent de bien cerner la différence entre ce que les intéressées « reçoivent » et ce qu’elles « aimeraient recevoir » au cours de la Semaine des secrétaires. Même si l’échantillon est encore très limité (un peu plus de 400 réponses compilées), il est possible de penser que certaines tendances se maintiendront. Voici quelques extraits des réponses obtenues.

De quelle façon la Semaine des professionnels administratifs est-elle soulignée
au sein de votre organisation?

• La façon de souligner l’événement est laissée à la discrétion du service ou du gestionnaire (41%)
• Repas au restaurant (22%)
• Fleurs ou autres cadeaux (13%)
• L’événement n’est souligné d’aucune façon (13%)
• L’événement est souligné par l’ensemble de l’entreprise ou fait l’objet d’activités spéciales offertes à tout le personnel de bureau (10%)
• Possibilité de participer à des activités de perfectionnement (10%)
• Boni ou compensation monétaire (1%)
• Journée de congé (0,25%)

Comment aimeriez-vous que la Semaine des professionnels administratifs soit soulignée au sein de votre organisation?

• Événement souligné par l’ensemble de l’entreprise ou qui fait l’objet d’activités spéciales offertes à tout le personnel de bureau (30%)
• Possibilité de participer à une activité de formation ou à une conférence (27%)
• Boni ou compensation monétaire (15%)
• Journée de congé (8%)
• Repas au restaurant (4%)
• L’événement ne devrait pas être souligné (4%)
• Fleurs ou autres cadeaux (2%)

Il est assez facile de constater que les secrétaires (peu importe leur titre), sont peu intéressées par les repas au restaurant (-18%), les fleurs ou autres cadeaux (-11%), même si elles apprécient l’intention, mais qu’elles aiment que leur contribution soit soulignée d’une façon ou d’une autre. Elles aimeraient particulièrement que la Semaine des secrétaires soit soulignée par l’ensemble de l’entreprise ou par des activités spéciales (+20%), leur permette d’assister à une activité de perfectionnement professionnel (+27%), leur donne accès à un boni monétaire (+14%) ou, au moins, à une journée de congé (+5,5%). Il est très intéressant de noter que plus de 25% des répondantes souhaiteraient avoir accès à une activité de développement professionnel, ce qui démontre bien l’importance qu’elles attribuent à cet aspect.

Utiliser la Semaine des secrétaires pour attirer l’attention sur l’importance de la contribution

Mais pourquoi existe-t-il encore une marge aussi grande entre les attentes des secrétaires et ce que les employeurs leur offrent? Est-ce encore la faute d’un problème de communication « typique » entre les femmes, qui occupent encore la très grande majorité des postes de secrétaires, et les hommes, qui constituent la majorité des gestionnaires? Est-ce que les femmes n’osent pas, encore, faire connaître leurs attentes? Ces dernières suppositions, bien qu’appuyées par des faits historiques, seraient certainement un peu « faciles ».

Alors comment prendre une part plus active dans la reconnaissance du rôle de la secrétaire? En consultant les réponses au questionnaire, une idée a retenu mon attention : « Les secrétaires devraient s’envoyer des mots d’appréciation et s’organiser des activités entre elles pour souligner l’événement » et mis mon imagination en action. En effet, est-ce que la meilleure façon de souligner la valeur du travail des secrétaires ne commence pas par des actions qui sont issues de leur propre fierté. Et puisqu’elles sont les « spécialistes » des nouvelles technologies, pourquoi ne pas en tirer parti? Une simple correspondance entre quelques secrétaires, dont une copie serait envoyée à des gestionnaires stratégiques et (ou) aux responsables des ressources humaines, pourrait peut-être donner des résultats surprenants… Si un intranet est accessible, pourquoi ne pas y placer un texte de sensibilisation ou un appel de propositions pour l’organisation d’une activité de perfectionnement? Adopter une attitude proactive et démontrer publiquement sa fierté professionnelle ne peut certainement qu’attirer une attention favorable et, possiblement, des résultats concrets. Et n’est-ce pas là ce qui est à la source de la motivation des professionnelles que nous sommes?

PRÉPARER DEMAIN DÈS AUJOURD’HUI

Est-ce que la Semaine des secrétaires a un avenir? Je crois que oui. Mais le concept évoluera au fur et à mesure que la pénurie de personnel compétent prendra de l’importance et que les nouvelles technologies mettront en relief le rôle de « gestionnaires de l’information » des secrétaires. Tout comme on a porté une attention soutenue aux entrepreneurs depuis quelques années, parce que leur contribution était essentielle à la santé de notre économie, les secrétaires pourraient devenir un nouveau point de mire. Mais cet avenir doit être préparé dès aujourd’hui, grâce à un ensemble de petits gestes individuels qui, associés, permettront de construire une véritable cathédrale pour la profession.

Liliane Auger
Le 19 mars 2001

Sources

International Association of Administrative Professional. Site de l’International Association
of Administrative Professionals [En ligne]. http://www.iaap-hq.org (Page consultée le 17
mars 2001)